Muitas pessoas não conseguem fazer a organização do seu dia. Outras até conseguem fazer um planejamento, mas o decorrer do dia acaba por jogar o planejamento por água abaixo.
Quantas vezes você sentiu que trabalhou o dia inteiro, mas não conquistou nada?
A coisa se complica quando você está estudando para um grande exame, como concurso público ou vestibular. A vida de estudante é um gerenciamento constante de tarefas do dia-a-dia e horas de estudo. É muito fácil se perder entre as centenas de conteúdos a estudar e os compromissos diários com a família, amigos e consigo mesmo.
Esse artigo é a primeira parte de duas, onde mostraremos 4 práticas efetivas, que conjuntamente, vão fazer você organizar sua vida de uma vez por todas e fazer você realizar o que planeja - e garantir aquele tempo reservado só para estudar.
Os objetivos dessas técnicas são:
As 4 práticas não são difíceis de entender, mas podem levar algum tempo para implementar. Se achar mais confortável, você pode implementá-las em uma sequência, ou seja, primeiro implemente a prática 1, depois de uma semana, implemente a prática 2, e assim por diante.
Essas técnicas foram adaptadas do blog Zen To Done, de Leo Babauta.
Vamos a elas!
Nós somos frequentemente bombardeados com novas informações, ideias, coisas a fazer, e-mails a responder, tarefas a completar e compromissos a cumprir.
Não por acaso, muitas dessas tarefas e ideias acabam se perdendo.
A maioria das pessoas pensa que, como seu dia-a-dia é muito complicado, a solução para organização deve ser complicada também.
Essas pessoas estão enganadas.
A solução para a organização do dia-a-dia é simples: basta criar o hábito de anotar tudo o que vier a cabeça. E estamos falando de:
Todas essas coisas deverão ser anotadas em um único lugar. A maneira mais fácil de fazer isso é em um caderno, com uma caneta, mas pode ser feito em um aplicativo de anotações ou listas. Todos os smartphones hoje em dia possuem um aplicativo para isso.
Esse local único será sua caixa de entrada.
As justificativas para ter um local único são as seguintes:
Pronto. Essa é a chave para a organização.
Anote as coisas imediatamente. Se você deixar para depois (ou mesmo para daqui a pouco), você está passando para sua mente o trabalho de se lembrar da tarefa, e isso põe abaixo a técnica que estamos explicando aqui. Como dissemos no artigo sobre memória, a nossa memória de curto prazo dura apenas alguns segundos. Por isso, você deve aproveitar esse momento para fazer as anotações.
Seja qual for a maneira adotada (papel ou digital), mantenha sua caixa de entrada sempre à mão. Carregue o caderno de anotações e a caneta sempre junto com você ou, se estiver usando um aplicativo, provavelmente você já terá o celular consigo.
Além desse caderno ou app para anotar as coisas, você provavelmente terá outras caixas de entrada, como:
Você precisa simplificar sua vida. Se você possui várias contas de e-mail, é possível encaminhar todos os e-mails para uma única conta. Em casa, tenha um lugar só para receber todas as correspondências antes de elas serem processadas.
Quanto mais caixas de entrada você tiver, mais difícil e mais tempo levará para gerenciar tudo. Procure manter menos de 7 caixas de entrada na sua vida.
Com apenas um lugar para anotar tudo, logo sua caixa de entrada ficará cheia de coisas e poderá se tornar um caos. Não se preocupe, a próxima sessão mostrará como fazer para esvaziar sua caixa de entrada e manter a organização.
Quantas vezes você planejou fazer uma coisa, mas acabou fazendo outras coisas porque elas simplesmente surgiram do nada e você foi obrigado a fazê-las?
O objetivo da prática número 2 - Processar sua caixa de entrada - é filtrar as tarefas que chegam até você de forma que, no final, apenas as tarefas realmente importantes para você fiquem na lista.
Essa talvez seja a prática mais difícil de implementar, porque implica em mexer no que normalmente já está bastante enraizado no nosso dia-a-dia.
Muitas vezes, nós aceitamos fazer as coisas que nos passam porque acreditamos que somente nós mesmos podemos ou conseguimos fazer, ou porque é uma coisa importante para nós.
Mas é preciso avaliar objetivamente cada tarefa e fazer essa decisão caso a caso. Mesmo naqueles casos que a resposta parece óbvia.
É preciso saber falar não às vezes.
Essa prática é a mais decisiva para que você consiga manter a organização na sua vida e realizar tudo o que planeja.
Pense da seguinte forma: se você decidiu fazer uma tarefa, é porque ela é importante para você, e ninguém mais pode fazê-la.
Quando for processar sua caixa de entrada, o seu objetivo é analisar todos os itens e decidir rapidamente o que fazer com cada um deles.
Para cada item, tome uma das seguintes decisões:
No final do processamento, sua caixa de entrada deve estar vazia.
Repita o processo para todas as suas caixas de entrada.
Se você fez o processamento certo, terá levado apenas alguns poucos minutos (ou até segundos) para processar a lista inteira.
O agendamento pode ser feito de várias formas:
Veja um exemplo de uma lista de itens de uma caixa de entrada:
Essa lista foi criada ao longo do dia, conforme as tarefas e as ideias foram surgindo.
Ao processar essa lista, comece de cima para baixo e decida, entre as 5 opções, o que fazer.
No nosso caso hipotético, a dona dessa lista resolveu os itens da seguinte forma:
Se você demorar demais, sua caixa de entrada vai ficar lotada, cheia de coisas para fazer, e você não vai querer nem chegar perto dela.
Portanto, é necessário processar as caixas de entrada regularmente. Processe sua caixa de entrada principal (caderninho ou app) pelo menos uma vez por dia. Para manter a organização, algumas caixas deverão ser processadas com mais frequência. Alguns exemplos são:
A regra principal para o período certo é: nunca cheque em demasia. A melhor forma de perder tempo no e-mail e em redes sociais é checar, verificar as atualizações, e checar novamente, em um ciclo que não acaba nunca. Procure manter a meta de processar sua caixa de entrada somente uma vez por dia, e ajuste para uma frequência maior somente quando necessário.
Da mesma forma: retire as notificações das caixas de entrada. Isso significa desligar as notificações de chegada de e-mail, notificações de Facebook, Twitter, Snapchat, Whatsapp e outros aplicativos. Se você deixar as notificações ligadas, você será tentado a olhar as atualizações no mesmo momento, o que tornaria a dica anterior completamente inútil. Deixe para ver e processar suas caixas de entrada no momento certo.
Você aprendeu as duas primeiras práticas para se tornar uma pessoa com mais organização em sua vida.
Antes de passar para o próximo artigo, reflita sobre essas práticas.
Se você quer se lembrar de tudo o que tem que fazer, registre tudo em um lugar só.
Se você quer ter mais tempo para seus estudos, aprenda a dizer não, e aceite fazer somente o que ninguém mais pode fazer.
Como exercício, crie agora uma caixa de entrada para você. Pegue um caderno e uma caneta, lembre-se do que você precisa fazer no dia e crie uma lista de tarefas. Você não precisa julgar cada item nesse momento, o importante aqui é tentar anotar tudo o que você consegue lembrar.
Depois, leia cada item, a começar do primeiro, e responda rapidamente para você mesmo o que fazer com ele. Você deveria removê-lo, delegá-lo, fazer imediatamente, agendá-lo para depois ou arquivá-lo?
Você vai se surpreender com o tempo você conseguirá economizar no dia-a-dia. Você poderá usar esse tempo para se descansar, se divertir ou usá-lo para estudar.
No próximo artigo, nós mostraremos como você pode eliminar itens de sua lista de tarefas de forma efetiva. Você vai ver que é possível executar seu planejamento, estudar com dedicação e ainda sobrar tempo para se divertir! Até lá!
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